De voordelen van een Automated Attendant

Een Automated Attendant is eigenlijk een simpele uitvoering van een Interactief Voice Response systeem. Je kunt een \'IVR\' makkelijk herkennen. Als je wel eens een bedrijf hebt gebeld en je krijgt direct een stem te horen die keuzes opsomt in de vorm van :"Druk 1 voor receptie, Druk 2 voor verkoop, Druk 3 voor technische ondersteuning". Dat is een Automated Attendant. Een automatische bediende is een vertaling. Kort samengevat is een Automated Attendant een oplossing die ervoor zorgt dat gesprekken automatisch worden aangenomen waarbij men door middel van een keuzemenu bij de correct persoon uitkomt.

Vaker word dit afgekort tot AA. Een AA doet eenvoudige taken. Eenvoudig een gesprek doorschakelen naar een ander telefoonnummer. Het gesprek naar een voicemailbox doorschakelen. Een mededeling doen van een bepaalde aktie of gewijzigde openingstijden i.v.m. vakantie. Het kan bellers de optie geven om een submenu te kiezen of weer terug laten gaan naar een hoofdmenu. Vaak heeft men in het systeem aangegeven wat het systeem doet als de gebruiker een 0 geeft, bijvoorbeeld terug naar het hoofdmenu of naar een standaard voicemailbox. Je ziet dat de betere Automated Attendant ook de mogelijkheid hebben ingebouwd mocht de beller geen invoer geven of kunnen geven hoe hiermee moet worden omgegaan. Doorschakelen naar een toestel of de lijn verbreken.

Veel Auto Attendant systemen kunnen ook een onderscheid maken tussen openingstijden en sluitingstijden. Zo krijg je op die verschillende tijden ook verschillende keuzes voorgeschoteld.

Meestal zal een Automated Attendant tijdens de kantoortijden een standaard keuzemenu laten horen terwijl buiten kantoortijden een bericht zal worden afgespeeld dat kantoor gesloten is.

Mocht je de wens hebben dat mensen een lotnummer of klantnummer in kunnen tikken om te kijken of ze prijs hebben gewonnen of gemakkelijker geholpen kunnen worden moet je een IVR dit laten regelen. Nu moet ik wel zeggen dat steeds meer leveranciers de termen door elkaar gebruiken of gelijk trekken. Omdat je niet weet of je met een complexe Auto Attendant of een simpel Interactive Voice Response Systeem te maken hebt kun je dit beter even navragen bij je leverancier.

In het verleden waren deze systemen alleen bij grotere bedrijven terug te vinden omdat dit een flinke investering met zich meebracht. Door de integratie van VoIP en telefooncentrales die op een computer draaien kan nu iedereen voor weinig geld dit gebruiken. Vaak gaan bedrijven over naar een VoIP telefooncentrale omdat ze toch graag een AA of IVR hebben. Medewerkers kunnen dan bijvoorbeeld ook inbellen om hun voicemail af te luisteren.



Als je meer informatie wilt over een automated attendant of de mogelijkheden van VoIP in het algemeen, kijk op www.adinets.com.